(趣旨)

第1条　この訓令は、行政文書(以下「文書」という。)の取扱いその他事務処理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(事務処理の原則)

第3条　事務は、適正かつ迅速に処理しなければならない。

(文書の管理体制)

第4条　課長等は、課等における文書を適正に管理しなければならない。

(文書管理担当者の設置)

第5条　文書の適正な管理を行うため、課等に文書管理担当者を設置する。

(文書の種類)

第6条　文書の種類は、次に掲げるとおりとする。

(保存期間)

第7条　文書の保存期間は、法令等に特別の定めがある場合を除き、文書保存種別に関する基準(別表第1)によるものとする。

(文書の分類)

第8条　文書を分類するため、大分類及び中分類を設ける。

(文書の収受)

第9条　到着した文書は、次に定めるところにより収受しなければならない。

(文書の回付)

第10条　課長等は、収受された文書を確認し、必要があるものについては、指示、意見、処理、合議の必要の有無等を示して、所属職員に回付する。

(文書の起案)

第11条　すべて事案の処理は、文書によらなければならない。

(回議)

第12条　起案した文書は、起案者の直属の上司の承認を得るため回議し、決裁を受けなければならない。

(合議)

第13条　他の課等に関係する事案は、主管課長等の決裁を経た後、当該関係課等に合議しなければならない。

(決裁日の記載)

第14条　決裁権者は、起案文書について決裁がされたときは、直ちに所定の欄に決裁日を記載しなければならない。

(廃案等の連絡)

第15条　事案が廃案となり、又は重要な変更を受けたときは、主管課長等は、合議した課長等にその旨を連絡しなければならない。

(文書の浄書及び発送)

第16条　文書の浄書及び発送は、主管課等で行う。

(記号、番号及び日付)

第17条　文書には、次に定めるところにより、記号及び番号を付け、かつ、文書施行日を記載しなければならない。

(文書の記名)

第18条　文書の記名は、原則として管理者名又は消防長名を用いる。ただし、当該文書の性格又は内容により、必要があるときは決裁権者名等を用いることができる。

(押印)

第19条　文書には、公印を押さなければならない。ただし、決裁権者が公印を省略することができると認めた文書には、公印を省略することができる。

(文書の掲示)

第20条　甲賀広域行政組合公告式条例(昭和48年甲賀郡行政組合条例第4号)に定めるもののほか、公表を必要とするものについては、同条例に定める掲示場に掲示しなければならない。

(文書の保管)

第21条　完結文書は、原則としてその属する年度の翌年度末まで保管するものとする。

(文書の保存)

第22条　保管期限の過ぎた文書で保存を要する文書は、主管課等において文書保存箱に収納し、保存しなければならない。

(共用書庫の管理)

第23条　共用書庫は、主管課長等が管理し、文書管理担当者がその事務を行う。

(保存文書の利用)

第24条　保存文書を利用しようとする者は、文書管理担当者にその旨申し出なければならない。

(保存文書利用の制限)

第25条　保存文書を利用する者は、保存文書を改変し、汚損し、追補し、抜き取り、又は他に転貸してはならない。

(保存文書の廃棄)

第26条　主管課長等は、保存期間の満了した文書について、速やかに廃棄処分しなければならない。

(補則)

第27条　この訓令に定めるもののほか、文書の処理、作成及び取扱いに関し必要な事項は別に定める。